Met Samen Onder Handbereik werkt het Landelijk Netwerk Zorg-Straf aan betere samenwerking rond mensen en gezinnen waar zorgen over veiligheid spelen. Jasper Vonk van het ministerie van Justitie en Veiligheid en Pieter van Mourik van Veilig Thuis leggen uit waarom informatievoorziening daarbij een voorwaarde is om sneller te kunnen doen wat nodig is. “De professional moet kunnen voelen: ik kan een goed besluit nemen, omdat ik de informatie heb die nodig is.”

Highlights

• Samen Onder Handbereik werkt met 5 stappen en 15 samenwerkfuncties, van verbinding aangaan en samen onderzoeken tot samen beslissen, uitvoeren en leren.
• VT Verrijkingsverzoeken zijn een eerste concreet voorbeeld: Veilig Thuis kan sneller nagaan welke partners al betrokken zijn bij een persoon of gezin.
• De beweging gaat van estafette naar netwerk: niet langer informatie stap voor stap doorgeven, maar samen zicht krijgen op wat nodig is.
• Privacy en zorgvuldigheid blijven leidend, maar door gezamenlijke afspraken ontstaat meer houvast over wat gedeeld mag en moet worden.
• Voor professionals betekent dit minder zoeken, bellen en mailen, en meer ruimte voor duiding, besluitvorming en het goede gesprek.
• Voor burgers, gezinnen en slachtoffers moet dit leiden tot sneller duidelijkheid, eerder passende hulp of maatregelen en minder vaak opnieuw hun verhaal doen.
  

Een bus vol gereedschap

Wie rond een persoon of gezin werkt aan veiligheid, werkt zelden alleen. Veilig Thuis, politie, Openbaar Ministerie, Raad voor de Kinderbescherming, jeugdbescherming, reclassering, gemeenten, wijkteams of ggz kunnen allemaal betrokken zijn. Ieder vanuit een eigen opdracht, een eigen systeem en een eigen verantwoordelijkheid. Maar de situatie waarover zij zich buigen, is dezelfde.

Daar kan het wringen. Informatie is er wel, maar komt niet altijd op tijd, op maat of op de juiste plek terecht. Professionals willen samenwerken, maar worden daar in de praktijk nog onvoldoende voor toegerust. Samen Onder Handbereik wil dat veranderen: met concrete samenwerkfuncties die professionals helpen sneller overzicht te krijgen, beter te beslissen en eerder te doen wat nodig is.

Jasper gebruikt graag het beeld van een aannemer. Stel je voor, zegt hij: je huurt iemand in die komt voorrijden in een busje. De achterklep gaat open en daar ligt al het gereedschap dat nodig is om het werk goed te doen. Maar de professional in het jeugd-, zorg- en veiligheidsdomein werkt volgens hem nog te vaak met te weinig gereedschap. “Het gereedschap waar de professional in het jeugdzorg- en veiligheidsdomein mee is uitgerust, is een verouderde Nokia 3210”, gebruikt hij nog een metafoor. “Maar die professional wordt wel geacht met tal van professionals samen te werken en de juiste informatie op het juiste moment te delen met de juiste partner.” Samen Onder Handbereik moet die gereedschapskist worden, als praktische ondersteuning voor professionals die in complexe situaties met elkaar moeten samenwerken.

‘Professionals zijn nu nog uitgerust met een verouderde Nokia 3210’

Pieter herkent dat vanuit de praktijk van Veilig Thuis. Hij weet inmiddels hoe bepalend systemen zijn voor het werk. “Binnen mijn sector staat ‘mensen helpen’ logischerwijs bovenaan. Maar ik zeg daar altijd bij: ICT is de aorta van de organisatie. Je bent ervan afhankelijk.” De blik van Pieter op Samen Onder Handbereik komt vanuit de dagelijkse praktijk van Veilig Thuis. “Ik kijk: hoe kunnen professionals sneller weten welke partners betrokken zijn, welke informatie beschikbaar is en welk besluit nodig is? Voor mij moet informatievoorziening vooral helpen om medewerkers beter te ondersteunen, zodat zij minder tijd kwijt zijn aan zoeken en meer ruimte hebben voor het goede gesprek en het juiste besluit.”

Vijftien functies om samenwerking mogelijk te maken

Samen Onder Handbereik probeert voor al die stappen praktische instrumenten te ontwikkelen. Niet door een nieuw systeem bovenop bestaande systemen te zetten, maar door professionals vanuit hun eigen informatievoorziening beter te verbinden met het netwerk. ‘Informatie bij de bron ter inzage’ is daarbij een belangrijk uitgangspunt. De informatie blijft waar die hoort: bij de organisatie die ervoor verantwoordelijk is. Maar relevante signalen, besluiten of acties moeten wel beschikbaar kunnen komen voor partners die die informatie nodig hebben om hun taak goed te doen.

Voor Pieter zit de kern in een op het oog simpele beweging: van eenrichtingsverkeer naar tweerichtingsverkeer. Of, zoals hij het liever noemt, een verkeersplein. “Uiteindelijk ben je een radertje in de keten. Je doet je werk. Waar we hier vooral mee bezig zijn: op faciliterende wijze kijken hoe informatie die van mij is, zo snel mogelijk bij een ander is – en vice versa.”

Binnen Samen Onder Handbereik zijn vijf stappen van netwerksamenwerking benoemd: verbinding aangaan, samen onderzoeken, samen beslissen, doen wat werkt en samen leren. Daaronder liggen vijftien zogenoemde samenwerkfuncties. De gedachte daarachter is eenvoudig: in elk complex veiligheidsvraagstuk moeten professionals ongeveer dezelfde beweging maken. Eerst moet duidelijk worden wie betrokken zijn bij een persoon of gezin. Daarna moet informatie worden verrijkt, onderzocht en geduid. Vervolgens moeten partijen samen beslissen wat nodig is, afspraken vastleggen, acties uitvoeren, monitoren en waar nodig bijsturen.

Het eerste gereedschap: verrijkingsverzoeken

Een van de eerste concrete toepassingen binnen Samen Onder Handbereik zijn de VT Verrijkingsverzoeken. In gewone taal: Veilig Thuis moet bij een melding snel kunnen nagaan of een persoon of gezin bekend is bij andere partners, zoals politie, Raad voor de Kinderbescherming of andere organisaties. Om te weten: wie is er al betrokken? Waar zit relevante informatie? En waar moeten we zijn om een goede veiligheidsinschatting te kunnen maken? “Als je dat niet weet, sta je al met 1-0 achter”, weet Pieter. Voorheen betekende dat vaak bellen, mailen, zoeken, wachten en soms ook vergeten. Of pas laat ontdekken dat een andere organisatie cruciale informatie had. “Met de verrijkingsfunctie wordt die eerste check geautomatiseerd.”

‘Zonder complete informatie
sta je al met 1-0 achter’

Voor Jasper is dit een belangrijk voorbeeld van hoe Samen Onder Handbereik werkt: niet groots beginnen met een allesomvattend systeem, maar een concreet samenwerkingsprobleem beetpakken, daar een functie voor ontwikkelen en die vervolgens breder toepasbaar maken. De winst zit volgens hem op twee niveaus. Er is administratieve lastenverlichting, belangrijk in een sector waar mensen al overlopen van werk. Maar er is ook kwaliteitswinst: de uitvraag wordt eenduidiger, betrouwbaarder en minder afhankelijk van toevallige contacten. “Je hoeft niet meteen een hele doopceel te lichten”, benadrukt Jasper. “Je wilt weten wat cruciaal is voor de juiste afslag bij de betreffende melding.”

Privacy als reflex

Informatie delen in het zorg- en veiligheidsdomein is gevoelig. Dat moet ook, zeggen beiden. Het gaat om kwetsbare mensen, ernstige zorgen en gegevens die niet zomaar rond mogen gaan. Maar die terechte voorzichtigheid kan ook omslaan in handelingsverlegenheid. “Privacy wordt snel als troefkaart gebruikt”, zegt Jasper. “Er wordt gezegd: AVG, dat mag niet. Iedereen roept dat, of je er nu wel of geen kaas van hebt gegeten.” Hij begrijpt waar die reflex vandaan komt. “Professionals werken onder grote verantwoordelijkheid. Ze hebben beroepsnormen, registraties, toezicht en inspecties. Een fout kan grote gevolgen hebben. Dus men is zeer terughoudend in delen, laat staan dat je dat door automatisering verder vergemakkelijkt.”

Samen Onder Handbereik probeert die zorgvuldigheid niet te omzeilen, maar juist beter te organiseren. De vraag is steeds: welke informatie is nodig, voor welk doel, door wie, op welk moment en binnen welke bevoegdheid? Door dat gezamenlijk te ontwerpen, ontstaat meer houvast. Niet ieder voor zich uitzoeken wat wel of niet mag, maar als netwerk duidelijke afspraken maken over doelbinding, proportionaliteit en verantwoordelijkheid.

Van estafette naar netwerk

De grotere beweging achter Samen Onder Handbereik is die van een estafettemodel naar een netwerkmodel. In het estafettemodel draagt de ene organisatie informatie over aan de andere. Daarna gaat de volgende partij ermee verder. Elk bericht is vaak specifiek ingericht voor twee partijen, met eigen begrippen, eigen afspraken en eigen techniek. Dat past steeds minder bij complexe casuïstiek waarin meerdere partners tegelijk betrokken zijn. “Je ziet dat er wel wordt samengewerkt”, zegt Pieter, “maar ook dat er nog regelmatig informatie wordt gemist.”

In een netwerkmodel blijven partijen werken vanuit hun eigen taak en eigen systeem, maar ontstaat er meer gezamenlijk overzicht. Dus niet alleen een overdracht, maar gezamenlijk onderzoeken, besluiten en handelen. Voor Pieter is de kernvraag heel concreet: “Lukt het om als netwerk sneller betere besluiten te nemen? Ik denk dat het scheelt als je deze informatie dichter en vaker bij elkaar brengt. Dan krijg je eerder een besluit en krijgt een persoon of gezin eerder hulp of een maatregel.”

Samenwerking is geen vanzelfsprekendheid

De verrijkingsverzoeken zijn een begin. Samen Onder Handbereik kijkt verder. Een voorbeeld waar Jasper aan werkt, is het ontsluiten van uitkomsten van een casusoverleg. “Als OM, politie en Veilig Thuis rondom een gezin met alle goede intenties gedegen afspraken maken, moeten die afspraken worden geborgd in de informatievoorziening van de betrokken partijen”, geeft Jasper aan. “Zodat je er op het moment suprême daadwerkelijk uitvoering aan kunt geven.” Bijvoorbeeld een afspraak dat een wijkagent iemand wekelijks treft. Of dat het OM in een bepaalde situatie opdracht geeft tot dossiervorming. Of dat bij een nieuw incident direct duidelijk is welke afspraak eerder is gemaakt.

De noodzaak van samenwerken is evident, maar in de praktijk blijft het een uitdaging. Elke organisatie heeft een eigen wettelijke opdracht, eigen financiering, eigen verantwoordingslijnen en eigen werkdruk. “Iedereen heeft zijn eigen taak en verantwoordelijkheid en probeert die naar eer en geweten zo goed mogelijk te doen”, benadrukt Jasper. “Maar als je met elkaar rondom dat gezin moet staan, terwijl je daar niet op wordt gefinancierd maar er wel op wordt afgerekend in inspectierapporten, is dat heel lastig.”

De reflex is dan begrijpelijk: eerst zorgen dat de eigen taak overeind blijft. Zeker in tijden van personeelstekorten, hoge werkdruk en financiële druk. “En dan komen wij met het verhaal: laten we lekker met elkaar gaan samenwerken”, zegt Jasper. “Dan moet je professionals er wel voor uitrusten.” Pieter ziet dat net zo. “We hebben misschien niet voldoende mensen of geld, maar wat kunnen we slim doen op het gebied van automatisering en samenwerking?”

Aanjager in ontwikkeling

“Ik beschouw het als geslaagd als Samen Onder Handbereik voor ons een aanjager in ontwikkeling is”, zegt Pieter. “Het helpt ook om daar gezamenlijke taal te vinden: wat verstaan we bijvoorbeeld onder een onderzoek?” Ook Jasper ziet dat als essentieel. Hij en zijn collega’s hebben de vijftien samenwerkfuncties in theorie bedacht, maar zoeken steeds naar concrete problemen uit de praktijk om ze te toetsen. Wat zegt het OM? Waar loopt politie tegenaan? Wat vraagt de Raad voor de Kinderbescherming? Waar heeft Veilig Thuis behoefte aan? “Zo luisteren wij goed naar waar partners samenwerkingsproblemen ervaren”, zegt hij. “En dan kijken wij: zou deze functie daar de uitkomst voor kunnen zijn?”

‘Winst voor de één is winst
voor het hele netwerk’

Dat vraagt om ambassadeurs. Partners die hun nek uitsteken, ook omdat digitaliseringstrajecten kunnen mislukken. Pieter en Veilig Thuis doen dat bij de verrijkingsverzoeken. Andere partners doen dat op andere onderdelen. “We staan als netwerk gezamenlijk voor deze opgave”, zegt Jasper. “De winst voor de één wordt ervaren als winst voor het hele netwerk.”

Klein beginnen

De verleiding in landelijke trajecten is vaak groot: meteen alles willen oplossen, voor iedereen. Jasper gelooft daar niet in. “Wij proberen het eerst klein te maken, te laten werken en vervolgens opschaalbaar uit te rollen”, zegt hij. “Groots en meeslepend heb ik in de praktijk nog nooit zien werken.”

Het is de manier waarop Samen Onder Handbereik duurzaam probeert te worden. Een samenwerkfunctie goed doordenken. Een concreet probleem oplossen. Een toepassing werkend krijgen. En daarna verbreden. Pieter ziet dat bij de verrijkingsverzoeken. Wat begon als een vraag tussen Veilig Thuis en de Raad voor de Kinderbescherming, roept al snel bredere vragen op. Moet Jeugdzorg Nederland aanhaken? Kunnen andere partners in de slipstream mee? Kan wat één keer goed is bedacht breder worden toegepast? Pieter: “De techniek is voor ons ontwikkeld, maar je wilt die ook toepassen voor andere partners.”

Voor Pieter is het initiatief geslaagd als het de komende jaren een aanjager blijft. Als het netwerk telkens kan terugkijken op wat er staat, dat kan verstevigen en van daaruit verder kan bouwen. Voor Jasper is Samen Onder Handbereik geslaagd als het netwerk informatievoorziening echt als gezamenlijke opgave gaat zien. Als bestuurders de visie omarmen. Als partners blijven afstemmen hoe informatievoorziening hun samenwerking beter kan maken. “Als dit beklijft en we als netwerk elkaar blijven vasthouden en gezamenlijk aan informatievoorziening blijven werken vanuit één richting, dan ben ik razend enthousiast.”